MELAKSANAKAN
PENANGANAN PERJALANAN BISNIS
A.
PENGERTIAN
JADWAL KERJA DAN KEUNTUNGAN
Jadwal kerja adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu
pekerjaannya yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal
kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan pimpinan
atau agenda kerja pimpinan.
Keuntungan
jadwal kerja/kegiatan pimpinan yaitu :
1.
Pekerjaan
penting tidak terlewatkan
2.
Menghemat
pikiran
3.
Bekerja
lebih tenang
4.
Memiliki
data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya
5.
Memiliki
data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.
B.
CARA
MENYUSUN JADWAL KERJA/KEGIATAN PIMPINAN
Untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan pimpinan perlu
langkah-langkah sebagai berikut :
1.
Mencatat
segala sesuatu yang perlu dikerjakan
2.
Mencatat
pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
3.
Mencatat
pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
4.
Menetapkan
prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
5.
Menyelesaikan
pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.
C.
MEMBUAT
JADWAL KERJA/KEGIATAN PIMPINAN/AGENDA KERJA PIMPINAN
Jadwal
kerja/agenda kerja pimpinan dapat dibuat dengan kolom yang beraneka macam
bentuknya tergantung selera perusahaan/kantor masing-masing.
Namun
pada dasar intinya sama bahwa kolom tersebut terdiri dari :
Nomor,
hari dan tanggal, waktu, uraian kegiatan dan keterangan.
AGENDA
KERJA/KEGIATAN PIMPINAN
PT
MUTIARA KASIH
Jalan
Mawar 421
SURAKARTA
PERIODE............................S/D...............................
NO
|
HARI/TANGGAL
|
WAKTU
|
URAIAN
KEGIATAN
|
KETERANGAN
|
Surakarta, ........................
Direktur
Sekretaris
.............................
............................
D.
SURAT
TUGAS
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seorang
pejabat/pegawai untuk melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh
kantor/perusahaan yang berkepentingan.
Bagian-bagian
surat tugas terdiri dari kepala surat, isi surat dan kaki surat.
Cara
menyusun surat tugas :
1.
Memilih
bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat di kantor yang
bersangkutan.
2.
Menulis
kepala surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kop surat.
3.
Merancang
alinea pendahuluan secara tepat.
4.
Merancang
alinea isi/inti yang memuat identitas pemberi tugas, pengemban tugas, jenis
tugas dll.
5.
Merancang
alinea penutup.
6.
Menulis
kaki surat.
7.
Mengetik
konsep surat yang telah di paraf
8.
Penanda
tanganan surat tugas.
E.
SURAT
PERINTAH PERJALANAN BISNIS/DINAS (SPPB/SPPD)
SPPB/SPPD adalah surat yang memuat penugasan ke wilayah dalam
jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor/perusahaan/negara.
Bagian-bagian surat perintah perjalanan bisnis terdiri dari kepala
surat, isi surat dan kaki surat. Adapun data yang harus dimuat dalam isi surat
tersebut adalah :
1.
Pejabat
yang memberi perintah
2.
Nama
dan identitas yang mendapat perintah
3.
Tempat
tujuan perjalanan dinas/bisnis
4.
Transportasi
yang digunakan
5.
Jangka
waktu perjalanan
6.
Maksud
perjalanan
7.
Biaya
perjalanan
8.
Keterangan
F.
JADWAL
PERJALANAN BISNIS
Jadwal perjalanan bisnis/dinas adalah daftar perinian perjalanan
yang akan dilalui dalam menjalankan tugasnya.
Daftar perjalanan dibuat rangkap 4 (empat) untuk diberikan kepada
pimpinan, teman sejawat dan sekretaris. Tujuannya untuk mengetahui bahwa
pimpinan sedang melakukan perjalanan bisnis atau dinas.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur perjalanan
bisnis/dinas adalah :
1.
Tujuan
perjalanan
2.
Kota
tujuan
3.
Jenis
perjalanan
4.
Jenis
layanan/fasilitas yang digunakan
5.
Rencana
janji temu dan keperluan
6.
Tanggal,
waktu, hari keberangkatan dan kembali.
Cara membuat
jadwal perjalanan bisnis berwujud kolom yang beraneka ragam bentuk/modelnya,
namun pada dasarnya sama.
Kolom tersebut
terdiri dari :
1.
Nomor
urut
2.
Hari,
tanggal, waktu
3.
Lapangan
terbang/stasiun
4.
Nomor
penerbangan/kereta api
5.
Tiba
di kota tujuan/tempat tujuan
6.
Hotel/penginapan
7.
Kegiatan.
s sumber : http://hanbinonly19.blogspot.co.id/2015/03/materi-perjalanan-bisnis.html
s
Tidak ada komentar:
Posting Komentar